Elektronisches Fahrtenbuch – Rechtssicherheit
Das elektronische Fahrtenbuch
Das elektronische Fahrtenbuch findet eine immer größere Verbreitung und löst das schriftliche Fahrtenbuch mehr und mehr ab. Es hat demgegenüber viele Vorteile. Es ist wesentlich genauer, bietet besondere Möglichkeiten und eine erhebliche Zeitersparnis lässt sich erzielen. Durch Nutzung spezieller Hardware und Software ist es möglich, Geld und Zeit bei der Steuererklärung zu sparen sowie Steuern zu sparen.
Nicht jedes elektronische Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt. Worauf es dabei ankommt, soll im Folgenden untersucht werden.
Was macht das elektronische Fahrtenbuch mit einer App?
Das elektronische Fahrtenbuch zeichnet Daten zum Fahrverhalten auf und wertet sie aus. Es kann ein Feedback zum Fahrverhalten erstellt werden, was sowohl für Fuhrparkmanager als für den Fahrer von Vorteil ist und zu mehr Sicherheit beiträgt, und erleichtert den Nutzern die Arbeit. Aspekte können z.B. Tempoverstöße, auffällige Fahrmanöver, Leerlauf, Kraftstoffverbrauch, Geschwindigkeit und Ausrollen sein.
Die Kontrolle der Fahrdetails von Seiten des Arbeitnehmers kann über eine App für das Smartphone erfolgen unter Nutzung von Satellitendaten über das GPS-System und funktioniert vollautomatisch. Das führt zu einer umfassenden Aufbereitung der erforderlichen Daten und hat den Vorteil, dass anderenfalls auch immer wieder manuelle Eingaben benötigt werden.
Alternativen
Alternativ zu Fahrtenbuch-Apps lassen sich auch Online-Fahrtenbücher oder spezielle Fahrtenbuch-Software nutzen. Die Kommunikation zum Fahrzeug erfolgt über einen Adapter für Service-Schnittstellen, eine sog. On-Board -Schnittstelle kann genutzt werden, um Daten direkt vom Fahrzeug zu übertragen. Es können auch fest verbaute elektronische Fahrtenbücher installiert werden. Das ist allerdings mit einem hohen Kostenaufwand verbunden.
Auch das Online-Fahrtenbuch arbeitet mit einer App. Die Nutzung eines Fahrzeuges lässt sich in der App einstellen, Ziel und Zweck der Fahrt kann angepasst werden, auch welches Fahrzeug genutzt wird. Sehr wichtig ist die Erfassung der zurückgelegten Kilometer. Die Software liest die Kilometer direkt am Kilometerzähler des Fahrzeuges ab, die Daten sind damit zuverlässig. Es erleichtert den Nutzern die Arbeit und reduziert den Verwaltungsaufwand. Die Aufzeichnung der zurückgelegten Kilometer hat wichtige Vorteile. Diese sind gesetzliche Bestimmungen und steuerliche Anforderungen. Die Daten sind also einerseits nützlich, andererseits auch erforderlich.
Das elektronische Fahrtenbuch erfasst Datum und Uhrzeit der Fahrt, Start- und Zieladresse (Name, Ort), Umwege, Anlass der Fahrt, Zwischenziele und den Kilometerstand vor und nach der Fahrt.
Wenn ein Fahrzeug von mehreren Fahrern genutzt wird, besteht ein Datenschutz, wobei der Fahrer nur seine eigenen Fahrten sehen kann. In diesem Fall wir auch eine Cloud-Speicherung eingesetzt, um die Daten zu synchronisieren.
Private Nutzung des Firmenwagens
Wenn ein Firmenwagen bereitgestellt wird, kann dieser oft als Privatwagen genutzt werden. Dieses wird vom Finanzamt als geldwerter Vorteil betrachtet. Die private Nutzung ist zu versteuern.
Bei der privaten Nutzung des Fahrzeugs ist nur die Kilometerangabe von Bedeutung und wird aufgezeichnet.
Eine App kann so eingestellt werden, dass bei einer privaten Nutzung des Wagens Aufzeichnungen, wie z.B. Tracinginformationen, ausgestellt werden können, was auch mit datenschutzrechtlichen Anforderungen konform ist.
Bei privater Nutzung wird oft nach der 1%-Methode versteuert. Dabei wird pauschal angenommen, dass ein Prozent der Nutzung des Dienstwagens privat erfolgt. Eine elektronische Erfassung und Trennung von geschäftlichen und privaten Fahrten können demgegenüber die tatsächliche Nutzung genau bestimmen. Das lohnt sich besonders, wenn weniger als 1% der Nutzung privat erfolgt, was damit nachgewiesen werden kann.
Das Geltend machen der privaten Nutzung kann sehr lukrativ sein, es lassen sich bis zu vierstelligen Steuerersparnissen erzielen.
Anforderungen an ein handschriftliches Fahrtenbuch
Das handschriftliche Fahrtenbuch kann so gestaltet sein, dass es finanzamtkonform ist und war früher die Regel. Dabei ist wichtig, dass es sich um ein Buch und nicht um lose Zettel handelt. Im Handel sind auch Fahrtenbücher zu kaufen, in denen die Fahrten und weitere Informationen einzutragen sind, was eine große Hilfe bietet, gerade um den Forderungen des Finanzamtes gerecht zu werden.
Die Systeme zur Fahrtenerfassung im Vergleich
Es gibt drei verschiedene Systeme eines elektronischen Fahrtenbuches.
Die vielseitigste, aber auch teuerste Lösung ist die Installation eines fest verbauten Erfassungsgerätes, Daten des Fahrzeuges unter GPS-Nutzung werden präzise dokumentiert.
Bei Modellen, wo das Fahrtenbuch fest installiert wird, fallen Einbaukosten von 175€ an.
Zweite Möglichkeit ist der ODB-Stecker (On-Board-Diagnose), auch diese Lösung arbeitet mit GPS und dazu mit Telemetriedaten. Der ODB-Stecker hat meistens eine SIM-Karte verbaut, die Daten auf den Server überträgt. Ein Smartphone ist damit keine Voraussetzung für diese Alterative.
Die einfachste und günstigste Alternative ist eine Dokumentation allein über das mobile GPS des Smartphones. Dazu kann eine kostenlose App genutzt werden. Für einen Aufpreis von 4,99,-€ im Monat kann das Fahrtenbuch auch am PC bearbeitet und verwaltet werden. Dabei findet eine Synchronisation der Daten über die Cloud Anwendung.
Bei der Wahl eines elektronischen Fahrtenbuches sind auch die sehr differierenden Preise zu beachten. Es fallen dabei Kosten zwischen 10-20 € für die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuches an.
Vorteile der elektronischen Fahrtenerfassung
Die Daten sind genauer, einfacher zu erfassen und leichter aufzuzeichnen. Das hat Vorteile für den Fuhrparkmanager und auch für den Fahrer, außerdem für das Finanzamt, es bekommt eine konsistente Aufbereitung der erforderlichen Daten und kann sie mit den Steuerabgeben in Beziehung setzen. Die Daten für das Finanzamt müssen lückenlos, zeitnah und vollständig aufbereitet werden. Hierbei hilft das elektronische Fahrtenbuch, das unter Nutzung spezieller Hard- und Software die Daten aufzeichnet und strukturiert. Die Aufzeichnung funktioniert plattformunabhängig und das System ist auch ohne kostspieliges Zubehör nutzbar.
Das sagen Kunden über GPS WATCH
MP B
September 8, 2022.
Herr Schössow hat mich wegen einer GPS-Ortung meines Sportwagens hervorragend beraten: für einen Laien absolut nachvollziehbar, mit allen Details, die ich kennen muss, um meinen Wagen effektiv gegen das tatsächliche Diebstahlrisiko zu sichern. Objektiv, kompetent und super ausgewogen. Das beste Beratungserlebnis, das ich generell seit langem hatte. Großes Lob!
Metin
Dezember 1, 2020.
Wir haben unsere Flotte mit dem System von GPS-Watch ausgestattet und sind sehr zufrieden. Die Möglichkeiten bei der Ortung unserer Fahrzeuge sind sehr umfangreich, nahezu grenzenlos. Trotzdem geschieht das handling der Benutzeroberfläche nach einer kurzen Eingewöhnung intuitiv. Der Einbau ist selbst für Laien innerhalb von Minuten zu bewerkstelligen. Einen ganz besonderen Dank richten wir an Herrn Schössow. Die Beratung sowie die Betreuung danach ist einwandfrei. Deshalb, 5 Sterne!
Alec Thunder
Oktober 19, 2020.
Sehr kompetente Beratung und netter Kontakt.
Ich bin bisher sehr zufrieden und kann das GPS-Gerät nur wärmstens empfehlen.
Gerne wieder!
Kurt-Erik Göhner
Februar 19, 2020.
Tolles Unternehmen für Fahrzeugortung mit super Beratung und freundlicher Beratung. Bin begeistert vom diesem Geschäft. Ein Besuch ist lohnenswert.
Deine Mum
Dezember 24, 2019.
Hab meiner Katze so einen Sender verpasst. Funktioniert Super wenn wir am Ferienhaus sind und los wollen finden wir Sie schnell wieder wenn Sie mal wieder einen Ausflug macht. Ganz simple in betrieb zu nehmen und super einfach zu bedienen.
Lennart Hergl
Dezember 21, 2019.
Sehr professionelles und freundliches Team. Sie konnten mir wirklich bei meiner Entscheidung helfen und mir die einzelnen Vorteile der Produkte genauestens erklären. Ich kann nur eine 100% Empfehlung aussprechen. Gerne wieder!
Anna Miller
September 11, 2019.
Empfehlenswert
Matten JH
September 7, 2018.
Ich bin sehr zufrieden mit dem von mir genutztem Produkt. Smarte und kostengünstige Lösung, die macht, was sie soll. Die Bereitstellung ging schnellen und sehr einfache Installation. Die zugehörige APP ist performant und intuitiv zu bedienen.
Elektronisches Fahrtenbuch von GPS WATCH
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