Rechtliches zur Ortung

Datenschutzkonforme GPS Telematiksysteme

Hinweise

Beim Einsatz von Telematik-Systemen mit der Möglichkeit zur GPS-Ortung oder dem Auslesen des Fahrverhaltens müssen datenschutzrechtliche Aspekte im Fuhrparkmanagement eingehalten werden. Dieses hat für Arbeitgeber verschiedene Vorteile: Fahrten, Routen und Arbeitsabläufe lassen sich effizienter gestalten, um z.B. die Zeiten besser zu planen.

Grundsätzlich ist es jedem Arbeitgeber erlaubt, seine Fahrzeuge mit Telematiksystemen auszustatten, ohne dass er die Einverständniserklärung seiner Mitarbeiter benötigt; lediglich ein rechtssicheres Bedürfnis ist hierfür von Nöten. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn die Fahrzeuge zur privaten Nutzung z.B. mit 1%- Regelung überlassen werden, insbesondere die Vorgaben der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) müssen eingehalten werden.

Welche Regelung trifft auf mich zu:

Fahrzeuge mit 1% Regelung mit Privatnutzung
Fahrzeuge 100 % betrieblich ohne Privatnutzung
Mitarbeiter EinwilligungJaNein
Mitarbeiter informierenJaJa
Bedürfnis der DatensammlungJaJa
Deaktivierung des Gerätes durch FahrerJaNein
Info durch Aufkleber oder LED am FahrzeugJaJa
Fahrzeiterfassung & FahrtenbücherJaJa
Wann darf geortet werdenNur während der Arbeitszeit24/7
Einsicht in die gesammelten DatenJaNein

Was ist ein Bedürfnis

Bei zeitkritischen Fahrten, z.B. dem Transport verderblicher Waren oder aus Sicherheitsgründen, darf ohne telefonische Nachfrage beim Fahrer der aktuelle Standort bestimmt werden. Weitere Gründe sind auch:

  • die Sicherung des Personals
  • der Schutz von wertvollem Eigentum wie LKW mit Ladung oder Werttransport
  • Erhebung von Dispositionsdaten und Fahrtenbüchern zur Auftragsabwicklung

Was ist eine Einwilligung

Das Unternehmen muss sich demnach eine Einverständniserklärung beim Mitarbeiter zur GPS Überwachung einholen. Eine rechtlich wirksame Einwilligung der GPS Überwachung bei auch privat genutzten Dienstwagen muss also die freiwillige Zustimmung glaubhaft versichert werden. Der genaue Zweck, der Umfang der GPS Überwachung und die Art der Datenverarbeitung muss den Mitarbeiterinnen vor seiner Einwilligung schriftlich dargelegt werden. Außerdem haben Mitarbeitende jederzeit das Recht, diese Zustimmung zur GPS Überwachung im Dienstwagen zu widerrufen.

Die Einwilligung zur GPS Ortung der Firmenwagen muss in Schrift- oder elektronischer Form vorliegen. Mündliche Regelungen gelten in diesem Fall nicht.

Tipp zur Einwilligung

Verankern Sie die Einwilligung direkt im Arbeitsvertrag oder Dienstwagenvereinbarung, so umgehen Sie nachträgliche Diskussionen.

Damit es nicht im Nachhinein zu Problemen kommt, ist eine schriftliche Dokumentation dieser Vereinbarung nützlich. Gerne stellen wir Ihnen ein Beispielformular für eine Vereinbarung „Information zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung“ bereit, was Sie hier downloaden können.

Darf ich ein GPS Ortung System einführen?

Der Einsatz einer GPS-Ortung von Firmenfahrzeugen ohne private Nutzung ist aus datenschutzrechtlicher Sicht durchaus zulässig. Arbeitgeber müssen jedoch beachten, dass sie hierfür über die erforderlichen Rechtsgrundlagen und über einen legitimen Zweck verfügen müssen.