Rechtliches zur Ortung

Datenschutzkonforme GPS Telematiksysteme

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Rechtliche Grundlagen der GPS Überwachung von Firmenwagen und Mitarbeiter

Datenschutzkonforme GPS Telematiksysteme

Die Vorteile von GPS-Ortung der Firmenwagen für den Arbeitgeber sind vielfältig. Durch die Ortung lassen sich Standorte schnell ausfindbar machen, sodass Entfernungen leicht berechnet werden können. Zudem kann man flexibel auf spontane Ereignisse reagieren und die Fahrzeuge vor Diebstahl schützen. Arbeitszeiten lassen sich objektiv berechnen und Routen effizienter planen. Doch wenn man die Firmenwagen überwacht, erfolgt gleichzeitig eine Ortung der Mitarbeiter.

Beim Einsatz von Telematik-Systemen mit der Möglichkeit zur GPS-Ortung oder dem Auslesen des Fahrverhaltens müssen deshalb datenschutzrechtliche Aspekte (DSGVO) im Fuhrparkmanagement eingehalten werden. Deshalb sollten sich Arbeitgeber zunächst informieren, was für sie im Rahmen des Möglichen ist.

Grundsätzlich ist es jedem Arbeitgeber erlaubt, seine Fahrzeuge mit Telematiksystemen auszustatten, ohne dass die Einverständniserklärung seiner Mitarbeiter benötigt wird; lediglich ein rechtssicheres Bedürfnis ist hierfür von Nöten. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn die Fahrzeuge zur privaten Nutzung mit 1%- Regelung überlassen werden, insbesondere die Vorgaben der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) müssen eingehalten werden. Beim GPS-Tracking handelt es sich schließlich auch um das Sammeln personenbezogener Daten, die gesetzlich geschützt sind. Arbeitnehmer sollten sich zunächst ausführlich mit der Thematik beschäftigen, um Probleme zu vermeiden.

Relevante Aspekte der GPS-Überwachung

	Fahrzeuge mit 1% Regelung mit Privatnutzung	Fahrzeuge 100 % betrieblich ohne Privatnutzung
Wird eine Einwilligung der Mitarbeiter benötigt?	Ja	Nein
Muss man die Mitarbeiter informieren?	Ja	Ja
Ist ein Bedürfnis der Datensammlung erforderlich?	Ja	Ja
Ist eine Deaktivierung des Gerätes durch Fahrer möglich?	Ja	Nein
Ist eine Info durch Aufkleber oder LED am Fahrzeug notwendig?	Ja	Ja
Ist eine Fahrzeiterfassung anhand Fahrtenbücher möglich?	Ja	Ja
Wann darf geortet werden?	Nur während der Arbeitszeit	24/7
Hat der Mitarbeiter Einsicht in die gesammelten Daten?	Ja	Nein

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Das Bedürfnis der Datensammlung als Grundlage für GPS Überwachung

Manchmal ist das Erfassen von Daten für betriebliche Abläufe notwendig. In diesen Fällen besteht das Bedürfnis der Datensammlung. Bei zeitkritischen Fahrten, z.B. dem Transport verderblicher Waren oder aus Sicherheitsgründen, darf ohne telefonische Nachfrage beim Fahrer der aktuelle Standort bestimmt werden. Weitere Gründe sind unter anderem die Sicherheit der Arbeitnehmer und der Schutz vor Diebstahl von wertvollem Eigentum wie LKW mit Ladung oder Werttransport. Auch die verbesserte Wirtschaftlichkeit kann ein Grund für eine GPS-Überwachung sein. Hierzu zählt zum Beispiel die Erhebung von Dispositionsdaten und Fahrtenbüchern zur Auftragsabwicklung. Der Arbeitgeber muss aber klar darlegen können, welche Daten zu welchem Zweck gesammelt werden. Außerdem muss dargestellt werden, wie die anfallenden Daten genutzt und schließlich geschützt werden.

Die Einwilligung der Mitarbeiter in die GPS-Ortung

Das Unternehmen muss sich demnach eine Einverständniserklärung beim Arbeitnehmer zur GPS Überwachung einholen. Eine rechtlich wirksame Einwilligung der GPS Überwachung bei auch privat genutzten Dienstwagen muss also die freiwillige Zustimmung glaubhaft versichern. Der genaue Zweck, der Umfang der GPS Überwachung und die Art der Datenverarbeitung muss den Beschäftigten vor der Einwilligung schriftlich dargelegt werden. Außerdem haben Mitarbeitende jederzeit das Recht, sich an den Arbeitgeber zu wenden und die Zustimmung zur GPS Überwachung im Dienstwagen zu widerrufen.

Die Einwilligung zur GPS Überwachung der Firmenwagen muss in Schrift- oder elektronischer Form vorliegen. Mündliche Regelungen gelten in diesem Fall nicht. Eine heimliche Überwachung ist verboten.

gps-watch diebstahlschutz durch fahrzeugortung

GPS Tracking: Tipps zur Einwilligung

Als Arbeitgeber sollte man die Einwilligung bestenfalls direkt im Arbeitsvertrag oder Dienstwagenvereinbarung der Mitarbeiter verankern, sodass nachträgliche Diskussionen vermieden werden können. Auf eine lediglich mündliche Einwilligung sollte man sich aber nicht beschränken.

Damit es nicht im Nachhinein zu Problemen kommt, ist eine schriftliche Dokumentation dieser Vereinbarung sehr nützlich. Gerne stellen wir Ihnen ein Beispielformular für eine Vereinbarung „Information zur Einführung einer GPS-gestützten Fahrzeugortung“ bereit, das Sie downloaden können. Sollten Sie Fragen zu dem Thema haben, kontaktieren Sie uns gerne.

Sobald Ihnen in Ihrem Betrieb die Einwilligung vorliegt, ist die GPS-Ortung von Firmenwagen zulässig.

Die Einführung eines GPS-Ortungssystems zur Überwachung von Ihren Firmenwagen

Der Einsatz einer GPS-Ortung von Firmenwagen ohne private Nutzung ist aus datenschutzrechtlicher Sicht durchaus zulässig. Arbeitgeber müssen jedoch beachten, dass sie hierfür über die erforderlichen Rechtsgrundlagen und über einen legitimen Zweck verfügen müssen. Sollte sich ein Arbeitgeber nicht sicher sein, ob die GPS-Überwachung der Beschäftigten in Konflikt mit den Grundsätzen personenbezogener Daten treten könnte, empfehlen wir, sich zunächst ausführlich mit der Thematik auseinanderzusetzen.

Sie haben noch Fragen? Wir beraten Sie gerne. Dazu können Sie uns einfach anrufen oder das Kontaktformular am Ende der Seite ausfüllen.

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Das ist nicht erlaubt

Eine komplette Kontrolle ist laut BDSG nicht erlaubt. Auch eine heimliche Überwachung der Mitarbeiter ist grundsätzlich verboten. Durch eine Einwilligung kann man eine GPS-Ortung nur während der Arbeitszeit durchführen, eventuell sogar auf Grundlage einer Einwilligung der Mitarbeiter. Außerdem sind Überwachungen in der Freizeit nicht zulässig. Man sollte darauf achten, dass es eine klare Grenze zwischen Arbeits- und Freizeit gibt. So umgeht man mögliche Konflikte mit Arbeitnehmern und dem Gesetz. Mit den erhobenen Daten muss der Arbeitgeber sorgsam umgehen: Das bedeutet, dass diese nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen und geschützt sind. Zuvor sollte ein Arbeitgeber seinen Beschäftigten immer mitteilen, sobald sie überwacht werden.

Wenn der Betrieb ggf. über einen Betriebsrat verfügt, muss dieser von der Einführung der GPS-Überwachung in Kenntnis gesetzt werden. Zusätzlich wird mit diesem eine Betriebsvereinbarung über GPS-Ortung getroffen. In dieser Vereinbarung findet man Inhalte zur Speicherung, Verarbeitung und Auswertung der erhobenen Daten.