GPS Flottenmanagement

Flottenmanagement für Geschäftskunden

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Die Technik setzt neue Maßstäbe

Neue technische System führen zu einem veränderten und fortgeschrittenem Umgang mit der Intralogistik. Digitale Systeme sammeln Daten zur Optimierung der Lager- und Transportprozesse. Durch verschiedene Hard- und Software wird es dabei den Fahrzeugen ermöglicht, nahezu autonom und intelligent zu agieren. Wie das möglich ist und umgesetzt wird, soll im Folgenden untersucht und dargestellt werden.

Grundzüge des Flottenmanagements

In Deutschland befinden sich 4,5 Mio. Pkw ́s und Kleintransporter in Fuhrparks. Sie gehören zu 1,6 Mio. Firmenfuhrparks. Sie sind Teil von Behörden, Unternehmen oder anderen Organisationen. Dazu zählen Dienstleistungen, Speditionen, Taxidienste, Handwerksbetrieben oder ambulante Pflegedienste. Früher wurde die Koordination häufig mit Excel-Tabellen vollzogen und die Daten mussten per Hand eingegeben werden, was eine Anfälligkeit für Fehler mit sich bringt und aufwendig ist. Die automatische Steuerung und Kontrolle des Fuhrparks sind Entwicklungen, die in den vergangenen Jahren eine immer größere Bedeutung bekommen haben.

Software und Hardware wurden geschaffen, um ein System bereitzustellen, das die Nutzer des Fuhrparks entlastet und zu einer wesentlich besseren Verwaltung des Fuhrparks führt. Es kann außerdem eine erhebliche Kostenersparnis erzielt werden, besonders weil weniger Personal für die Verwaltung des Fuhrparks benötigt wird. Die Verwaltung geschieht unter Einsatz von Telematik. Das bedeutet eine Verknüpfung von Telekommunikation und Informatik. Zur Telekommunikation zählt u. a. das GPS-Netz, also eine satellitengestützte Navigation, die die Darstellung des Fuhrparks in einer Live-Karte ermöglicht und die nötigen Endgeräte.

Die Informatik bedeutet bestimmte Softwareprogramme, die für Auswertung, Gliederung und Abruf von Daten spezialisiert ist. Ziel ist ein automatisiertes Fahrzeugmanagement, das mit herausragender Genauigkeit arbeitet, schnell und umfassend ist. Wichtig ist dabei ein sensibler Umgang der Informationen im Sinne des Datenschutzes. Diese werden nach dem Bundesdatenschutzgesetz behandelt. Kritisch kann allerdings die Vollüberwachung des Fahrers gesehen werden, eine Beeinträchtigung seiner Persönlichkeitsrechte geht damit unter Umständen einher. Es muss eine Interessenabwägung gemacht werden zwischen Kontrollinteressen des Betreibers und den Datenschutzinteressen des Angestellten. Die Rechtsgrundlage für die Überwachung kann im Arbeitsverhältnis liegen oder über eine Betriebsvereinbarung geregelt werden.

Der Fuhrparkmanager

Bei kleineren Unternehmen kann die Verwaltung und Überwachung der Flotte von der Büroverwaltung getätigt werden. Größere Flotten benötigen zur Verwaltung einen eigenen Fuhrparkmanager. Der Fuhrparkmanager hat verschiedene Aufgaben. Er überwacht die Daten der Flotte und wertet sie aus. Er erstellt ein elektronisches Fahrtenbuch, ortet per GPS in Echtzeit, kontrolliert Fahrzeugpapiere und TÜV und macht eine digitale elektronische Führerscheinkontrolle, die zweimal jährlich vorgeschrieben ist, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Weil das System automatisch arbeitet, werden nicht externe Personen beschäftigt, die die Daten verwalten und auswerten, und es findet so keine Weitergabe der Daten an Dritte statt.

Wie funktioniert das digitale Flottenmanagement?

Eine fortschrittlichere Lösung zur Verwaltung konnte insbesondere durch die Nutzung des GPS-Satellitensystems erzielt werden. Es ermöglicht eine Ortung bis auf 5 Meter genau. Moderne Softwaresysteme erfassen dabei die Daten, strukturieren sie und werten sie aus. Das erspart Zeit und reduziert Fehler. Die Aufzeichnung der Daten und die Auswertung erfolgt papierlos. Bei der Menge der Daten, die in einem Fuhrpark anfallen, ist das ein Faktor. Es wird somit auch weniger Personal benötigt. Die verschiedenen Abteilungen können dabei digital auf die Daten zugreifen.

Das GPS-Flottenmanagement macht sich die GPS-Satellitenortung zunutze, um die Verwaltung eines Fuhrparks zu erleichtern und zu verbessern. Es werden verschiedene Daten der Fahrzeuge aufgezeichnet, gespeichert und ausgewertet, z. B. Standort der Fahrzeuge und zurückgelegte Strecken sowie Kilometerstände, die tagesaktuell erfasst werden. Genauere Informationen, etwa Fahrzeuggeschwindigkeit, Motordrehzahl, Kühlmitteltemperatur und Kraftstoffverbrauch können angezeigt werden. Es findet damit eine bessere Kontrolle der Fahrzeuge statt, auf verschiedenen Ebenen.

Zunächst kann festgestellt werden, wo sich der Fahrer mit dem Fahrzeug befindet, und wo die Fracht ist. Außerdem findet eine Untersuchung der Fahrzeuge, insbesondere auch der Sicherheit, statt. Eine Unterweisung der Fahrer in die Fahrzeuge, die einmal jährlich erfolgen muss, kann per Fuhrparksoftware umgesetzt werden. Somit profitieren die verschiedenen Ebenen der Personalabteilungen und auch der Kunde. Ankunftszeiten von Lieferungen lassen sich exakt vorhersagen.

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Vorteile des Flottenmanagements per GPS

Startunterbrechung
Im Falle eines unberechtigten Zugriffs kann das Fahrzeug per Fernabschaltung außer Betrieb gesetzt werden!
Sensoren
Ein zusätzlicher Sensor kann dem Betreiber eine Alarmmeldung z. B. über eine SMS senden, wenn der zuvor definierte Grenzwert, wie Kühlmitteltemperatur, überschritten wurde.
Berichte
Erfassung und Abrechnung von Betriebszeiten, Betriebsstunden, Maschinenzeiten und Arbeitszeiten auf Baustellen, sowie die Überwachung von Fahrzeugdaten, Betriebsdaten und die Einhaltung der Wartungsintervalle.
Digital Tachograph Download
In Verbindung mit unserem FMS 500 Tacho, bieten wir Ihnen die Möglichkeit Ihre DDD Files direkt digital auf Ihren Server zu erfassen ohne händisch zu Ihrem Fahrzeug zu laufen.
Das Team profitiert
Flottenmanager, Fahrer, Buchhaltung und Geschäftsführung nutzen der Daten.
Poolfahrzeuge, private und geschäftliche Nutzung
Die Nutzungsdaten der Fahrzeuge können gesplittet und getrennt aufbereitet werden.
Module
Basisversion zu Beginn, schrittweise Erweiterung der Module.

Vorteile für das Team

Es bestehen damit diverse Vorteile für die Verwaltung, hauptsächlich für den Flottenmanager. Er bekommt die Informationen über Fahrer, Fahrzeuge und Fracht gebündelt und behält die Kosten tagesaktuell im Blick. Ein Ziel ist, dass jederzeit die benötigte Zahl an Fahrzeugen dort verfügbar ist, wo sie gebraucht wird. Anfallende Servicereparaturen lassen sich genau und bedarfsgerecht planen und durchführen, Mängel und Schäden werden transparent. Die Standzeiten können reduziert werden. Warnmeldungen erreichen ihn unmittelbar und können schnell kontrolliert und bearbeitet werden. Auch Alarme werden sofort erfasst, etwa beim Diebstahlschutz.

Aber auch die Fahrer profitieren. Ihre Verkehrssicherheit wird verbessert und Sie erhalten komprimiert Informationen über Ihre Arbeitseinsätze, Routen und Termine. So kann eine Optimierung der Wegstreckenplanung erzielt werden. Es verschafft ihnen damit einen Zeitvorteil. Außerdem lassen sich dabei Rückschlüsse ziehen über das Fahrverhalten und den Verbrauch. Auch Tankkarten können einbezogen werden, z. B. von Aral oder Shell. Mit einer Tankkarte kann bargeldlos getankt werden und die Rechnungen werden gespeichert, zudem werden bestimmte Leistungsdaten der Fahrzeuge erfasst. Dies ermöglicht eine bessere Verwaltung und Abrechnung.

Auch die Buchhaltung hat Vorteile durch die digitale Aufzeichnung, ebenso die Geschäftsführung. Jahresabrechnungen können unter Hinzunahme der Daten aus der Fuhrparksoftware genau und einfach erstellt werden. Die Geschäftsführung hat eine Möglichkeit, gezielt einzelne Daten abzurufen und zu prüfen. Probleme und Fehler kann er so feststellen, auch anfallende Bußgelder erreichen ihn. Es besteht die Möglichkeit von Warnmeldungen bei Geschwindigkeitsüberschreitungen, Leerlaufzeiten und aggressiver Fahrweise.

Die ELD-Richtlinie ist eine Kongressverordnung und 2017 in Kraft getreten. Sie verpflichtet Betreiber von Nutzfahrzeugen, die sog. Lenkzeiten elektronisch festzuhalten. Diese werden auch als HoS, Hours of Service, bezeichnet. Unter anderem soll eine Übermüdung der Fahrer verhindert werden. Flotten, die der ELD-Verordnung unterliegen, müssen Systeme integrieren, die der ELD-Verordnung gerecht werden.

Nutzung des Flottenmanagements

Die Kosten des Fuhrparks werden übersichtlich aufbereitet und mit den Daten der Kauf- und Leasingverträge in Beziehung gesetzt, um eine Übersicht über die gesamten anfallenden Kosten zu erhalten. Fahrzeugakten werden digital geführt, und beinhalten Fahrzeugbrief, Kaufverträge und Versicherungsunterlagen. Alle Ebenen der Organisation, die die Technologie nutzt, werden von der bereitstellenden Firma in die verschiedenen Funktionen eingewiesen, was intuitiv und benutzerfreundlich geschieht. Dabei wird ein eigener Kundenservice angeboten, der Ansprechpartner ist bei Fragen und Problemen. Die Kundenzufriedenheit steht im Vordergrund. Die Fahrzeugbeschaffung kann mithilfe des Flottenmanagementprogramms geplant und umgesetzt werden. Hierzu wird die Fahrzeugauslastung ausgewertet und eine entsprechende Kaufstrategie erstellt. Wenn Poolfahrzeuge eingesetzt werden, also Fahrzeuge, die von mehreren Fahrern genutzt werden, führt die Flottenmanagement-Software dazu, dass die entsprechenden Daten erfasst werden können, was mit einer Verwendung z. B. von Excel-Tabellen sehr unübersichtlich und aufwendig wäre. Auch die Trennung von privater und kommerzieller Nutzung der Fahrzeuge kann erzielt werden. Zur Umsetzung eines automatischen Flottenmanagements können verschiedene GPS-Geräte genutzt werden. Es gibt Geräte, die sich an die KFZ-Batterie anschließen lassen oder per ODB-Stecker (On-Board-Diagnose). Es wird also ein Gerät installiert, das regelmäßige Daten aufzeichnet. Dazu zählen Datum, Uhrzeit, Start- und Zieladresse der Fahrt. Sie werden in einem internen Speicher abgelegt und so wird ein automatisches Fahrtenbuch angelegt. Die aufgezeichneten Daten werden per integrierter SIM-Karte an das Datenzentrum übermittelt, automatisch in Intervallen per GPRS oder SMS an einen Datenserver gesendet.

Eine Fuhrparkmanagement-Software ist schon für die Verwaltung kleinerer Fuhrparks sinnvoll. Dabei kann z. B. nur das Basismodul der Software genutzt werden, etwa die GPS-Überwachung, weil nicht alle Funktionen, die möglich sind, benötigt werden. Es kann eine bedarfsgerechte Konfiguration erstellt werden. Dazu werden verschiedene Module ausgewählt und gebucht. Es kann mit der Basisversion begonnen werden, und später aufgestockt werden. Für mittelgroße und große Fuhrparks ist eine Fuhrparkmanagement-Software nahezu unerlässlich. Es ist ein System, dass sich intuitiv nutzen lässt, einfach zu bedienen ist und eine exzellente Verwaltung des Fuhrparks und deren Einsätze garantiert.

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